MỤC TIÊU VÀ DANH SÁCH CÔNG VIỆC: BẠN CÓ ĐANG BỊ NHẦM LẪN?

Google đã nghiên cứu hơn 180 đội ngũ, tổ chức trong vòng 2 năm để đi đến kết luận rằng những tổ chức có mục tiêu, kế hoạch và có những sự hoạch định định chức năng của từng thành viên rõ ràng thì sẽ hoạt động tốt hơn.

Lí do khiến 13% các công ty khởi nghiệp thất bại trong vòng ba năm đầu tiên là do “thiếu tập trung”.

Theo một nghiên cứu của Thomas C. Corley, tác giả của “Những thói quen giàu có: Thói quen hàng ngày của những người giàu có”, 80% số người vạch ra một mục tiêu cụ thể để hoàn thành là những người giàu và thành đạt, trong khi 20% còn lại là những người nghèo.

Vậy điểm chung của những cá nhân, tổ chức thành công ở đây là gì? Chính là khả năng lên những kế hoạch, mục tiêu cụ thể cho công việc và cuộc sống. Đây hẳn là một điều hiển nhiên khi bắt tay làm một điều gì và mong muốn hoàn thành nó với kết quả tốt nhất. Tuy nhiên, vẫn có nhiều người bị nhầm lẫn giữa việc vạch ra một mục tiêu cụ thể và viết ra một danh sách các công việc cần hoàn thành, hay nói cách khác là to-do list.

1. Goal và to-do list?

Khi bắt đầu nói chuyện với một người bạn hiện đang là một nhà đầu tư cho các công ty khởi nghiệp về OKR - phương thức sử dụng mục tiêu và các kết quả then chốt quản lý nhân sự được phát triển bởi tập đoàn Intel - thì cô bạn tỏ rõ sự mơ hồ trong việc phân biệt giữa mục tiêu (goal) và danh sách công việc (to-do list/task list). Việc nhầm lẫn giữa hai khái niệm này không chỉ gây ảnh hưởng tới công việc của một cá nhân mà có thể gây ra nhiều tai hại lớn cho toàn bộ máy. Tuy nhiên, sự bối rối khi phân biệt hai công cụ này xảy ra ngay cả với một nhân sự cấp cao như vậy, còn bạn và đội ngũ của mình đã hoàn toàn hiểu hết chưa?

Dưới dây là một số điểm khác biệt giữa to-do list và mục tiêu mà bạn có thể chưa biết:

2. Sự nguy hiểm khi thiếu đi một mục tiêu rõ ràng trong công việc

Hoạt động kinh doanh thiếu đi một mục tiêu rõ ràng cũng giống như bắn một mũi tên mà không có đích nhắm vậy.

Hãy nhớ lại lần gần đây nhất mà bạn gửi gắm cho nhân viên của mình một check-list cho công việc và kết quả bạn nhận được là như thế nào, liệu:

• Nhân viên của bạn có hoàn thành đúng hạn không?

• Hiệu quả làm việc của từng nhân viên có tốt không?

Nếu bạn chưa thể trả lời hai câu hỏi này thì có thể kết luận rằng to-do list mà bạn đưa cho nhân viên không hiệu quả vì thiếu vắng đi một mục tiêu mang tính định hướng và một khoảng thời gian nhất định để đạt được nó.

Điều này có thể dẫn đến hai hậu quả tai hại không chỉ cho bạn mà là những cá nhân và đội ngũ làm việc chung với mình.

A. Đi sai định hướng

Thứ nhất, bạn có thể đi chệch định hướng ban đầu của bản thân hoặc của đội ngũ mình.

Nếu không có một mục tiêu dài hạn và rõ ràng từ trước mà đã bắt tay vào làm những công việc nhỏ ngay thì khả năng các hoạt động mới liên tục xuất hiện trong quá trình làm việc là rất cao khi bạn chưa có một mục tiêu để hiểu rõ được công việc lớn này cần hoàn thành bởi những bước nhỏ nào. Những công việc nhỏ và không liên quan với nhau này còn làm cho bạn chuyển hướng công việc của mình mà không hề hay biết bởi hàng loạt những mục tiêu ngắn hạng mơ hồ nảy sinh.

B. Thiếu đi tính minh bạch

Sự minh bạch là cần thiết giữa từng cá nhân và đội ngũ nếu một tổ chức muốn có sự gắn kết lâu dài. Thiếu tính minh bạch là nguyên nhân chủ yếu tạo nên sự chia rẻ và đổ vỡ trong hầu hết các mối quan hệ đội nhóm, đặc biệt càng ở cấp cao thì tính nghiêm trọng càng tỉ lệ thuận. Những to-do list mơ hồ, không có sự canh chỉnh với nhau có thể dẫn đến việc thành viên trong tổ chức của bạn bỏ qua hay lặp lại công việc của nhau khi một mục tiêu chính chưa được vạch ra.

C. Thiếu sự đo lường cụ thể

Khi không có một thang đo chất lượng công việc cụ thể và một khoảng thời gian nhất định cho việc hoàn thành chúng thì nhà lãnh đạo sẽ luôn gặp khó khăn trong việc đánh giá hiệu quả tiến trình công việc của nhân viên cũng như đội ngũ của mình. Điều này làm cho công việc của bạn trở nên rối bời khi không thể nhận ra được đâu là mắt xích yếu của tổ chức. Liệu việc thất bại hay trì hoãn liệu là do đồng nghiệp/nhân viên của bạn hay do những nguyên nhân khách quan khác? Chúng ta phải sửa chữa nó như thế nào khi bạn còn không thể tìm ra một nguyên nhân cho vấn đề này? Đến đây, sự quan trọng của mục tiêu lại rõ ràng hơn bao giờ hết.

Việc đánh giá hiệu quả công việc tốt còn là một liều thuốc hữu hiệu làm tinh thần và năng suất làm việc của nhân viên được cải thiện đáng kể. Nếu không có một mục đích có thể đánh giá và quan sát được thì các nhà quản lý sẽ phải đối mặt với những sự khó khăn khi đưa ra phản hồi hay đánh giá công việc của nhân viên hay đồng nghiệp của mình. Nếu nhà quản trị này có thể hoặc may mắn đánh giá đúng năng lực của nhân viên thì mọi chuyện đều ổn, nhưng một khi đã đánh giá sai (quá cao hoặc quá thấp) thì năng suất làm việc của họ không những không tăng mà có khi còn cảm thấy bất mãn với công việc (khi bị đánh giá quá thấp) hoặc lười biếng không muốn hoàn thành nhiệm vụ của mình nữa (khi được đánh giá quá cao).

3. Người thành công đặt ra mục tiêu công việc và thực hiện nó như thế nào?

Để mục tiêu của bạn rõ ràng và đạt hiệu quả thì phụ thuộc vào ba yếu tố chính:

• Mục tiêu có thể được theo dõi dễ dàng (mang tính định lượng, được vạch ra trong một khoảng thời gian nhất định).

• Hãy đặt ra những mục tiêu thực tế (đừng quá tham vọng, nó chỉ khiến bạn nản lòng hơn khi không thể hoàn thành nó).

• Mỗi mục tiêu cần có 4 - 5 kết quả then chốt cần đạt được và từ những kết quả này, bạn có thể vạch ra cho mình những task list riêng.

Ví dụ: Khi mục tiêu của bạn là Tìm kiếm danh sách khách hàng, tuy nhiên danh sách này cần bao nhiêu khách hàng, chất lượng của những khách hàng như thế nào, cần hoàn thành công việc này trong thời gian bao lâu. Từ những câu hỏi trên, chúng ta có thể đặt ra một mục tiêu rõ ràng hơn: Tìm kiếm danh sách gồm 100 khách hàng tiềm năng trước 30/9/2017, và dựa vào đó để viết ra các kết quả then chốt cần đạt (bạn có thể tham khảo cách lập ra mục tiêu và các kết quả then chốt tại đây).

Đặt ra mục tiêu thôi vẫn là chưa đủ, nếu bạn muốn nhân viên hay đồng nghiệp hoặc chính bản thân mình cam kết hơn với mục tiêu này thì hãy theo dõi nó hằng ngày để chắc chắn rằng mọi công việc vẫn đang theo đúng tiến độ, và nếu không thì chúng ta còn biết được tiến trình làm việc của bản thân hay đội ngũ đang bị vướng mắc ở đâu, và vì sao lại thế.

Thông thường, các công ty sẽ dùng bảng tính để theo dõi các mục tiêu và kết quả then chốt của mình. Một số công ty lớn như Alphabet (công ty mẹ của Google), Intel,… lại tự thiết kế ra những công cụ để giải quyết vấn này. Một số không ít những công ty khác lại lựa chọn những ứng dụng được phát triển để hỗ trợ việc theo dõi các mục tiêu của doanh nghiệp, tổ chức, Goalify cũng chính là một ứng dụng như thế.

Rất mong bài viết này mang lại cho bạn một cái nhìn tốt hơn về mục tiêu và danh sách công việc để bản thân và tổ chức của mình hoạt động hiệu quả hơn.
Bài viết: Huyền Pham - Justin Bùi Trần