OKR VS KPI – P1. SỰ KÌ DIỆU CỦA MINH BẠCH
Robert Kiyosaki - tác giả Rich Dad, Poor Dad đã nhấn mạnh tầm quan trọng của minh bạch: “Những cá nhân biết nhìn xa, trông rộng thì có khả năng hiểu thấy mọi mặt của vấn đề cũng như những sự đầu tư của mình. Những người này trân trọng sự minh bạch.”
Điều này thực sự đúng khi công nghệ càng phát triển kéo theo sự đòi hỏi minh bạch về thông tin càng lớn, không chỉ đối với các lĩnh vực như giái trí, kinh tế, chính trị,… mà còn đối với các loại thông tin nội bộ của doanh nghiệp. Biết được sự cần thiết của minh bạch thông tin, ngay cả những công ty có các chính sách bảo mật nghiêm ngặt như Google, Intel,… cũng luôn đề cao tính minh bạch về quy trình làm việc và thông tin công việc đối với từng cá nhân, dù họ là các quản lý cấp cao hay chỉ là nhân viên mới bắt đầu làm việc.
American Psychological Association mở một cuộc khảo sát vào năm 2014 với 1562 nhân viên và gần một nửa trong số họ cho rằng cấp trên của mình không hề cởi mở và thẳng thắn với mình. Khảo sát trên cho thấy rằng sự thiếu tin tưởng của nhân viên này đối với người quản lý và ngược lại vẫn luôn có mặt tại môi trường công sở khi mà nhiều tổ chức vẫn cho rằng tiến trình làm việc của mình là rõ ràng và minh bạch. Chính tác nhân này gây ra những vấn đề lớn trong việc xây dựng văn hóa công ty, phát triển mối quan hệ giữa nhân viên và cấp trên, cũng như giữa nhân viên với nhau và hàng loạt các hậu quả khác cho hệ thống. Vậy minh bạch là như thế nào?
Hình ảnh: APA.
Trang Young Entrepreneur đã định nghĩa minh bạch tại công sở bằng 5 yếu tố chính là: trung thực; thường xuyên phản hồi, nhận xét; tôn trọng; thừa nhận sai lầm và tin tức luôn được trao đổi. Và nhờ vào 5 tính chất chính này mà minh bạch trở thành điều không thể thiếu nếu các công ty, doanh nghiệp muốn phát triển ổn định trên thị trường đầy cạnh tranh hiện nay.
Sự kì diệu của minh bạch trong môi trường công sở
Mọi doanh nghiệp cần có sự minh bạch về mọi mặt của tổ chức với hai mục đích chính là phát triển kinh tế và duy trì niềm tin giữa từng cá nhân.
Nhờ vào minh sự minh bạch được phát triển trong hệ thống mà doanh nghiệp dành được những ưu thế lớn so với các đối thủ cạnh tranh như được khách hàng tín nhiệm, đối tác làm việc tin tưởng và nguồn nhân lực tài năng được thu hút nhanh chóng và dễ dàng. Tuy nhiên những lợi ích lớn nhất của minh bạch lại được quan sát dễ dàng hơn trong môi trường nội bộ.
Tính rõ ràng giúp việc giao tiếp, trao đổi thông tin trong doanh nghiệp thuận lợi hơn. Một nghiên cứu của AIIM đưa ra số liệu rằng 52% nhân viên được hỏi không tự tin trong việc thông tin nội bộ công ty của mình có thực sự chính xác, dễ dàng truy cập và đáng tin cậy hay không. Đây chính là vấn đề gây ra nhiễu loạn thông tin trong tổ chức, khiến chúng trở nên chồng chéo, khó xác định.
Một điều đáng mừng nữa là hiệu quả công việc được tăng lên khi không còn phải tốn thời gian liên lạc, đối chiếu, chờ đợi các loại thủ tục từ phòng này đến ban khác. Việc minh bạch các quy trình làm việc còn giúp cá nhân và đội ngũ không bị trùng lặp công việc của nhau, tập trung vào mục tiêu quan trọng nhất của mình và hoàn thành công việc nhanh chóng hơn.
Nhờ vào minh bạch mà các doanh nghiệp có khả năng thay đổi để phản ứng với nhu cầu của thị trường dễ dàng và linh hoạt hơn, nhanh chóng đón đầu những cơ hội và xóa bỏ rủi ro do thông tin bị thiếu sót hoặc sai lệch trong quá trình trao đổi nội bộ. Những quyết định được đưa ra trơn tru và chất lượng hơn khi thông tin trong công ty được minh bạch hoàn toàn. Mọi người biết mọi thứ đang xảy ra như thế nào đối với mỗi quy trình làm việc, ai đang xử lý việc gì của hệ thống.
Hơn nữa, khi một công ty bắt đầu có những quy trình làm việc rõ ràng thì nhà lãnh đạo dễ dàng nuôi dưỡng văn hóa công ty hơn với những nhân viên có khả năng làm việc nhóm tốt cùng một môi trường làm việc lành mạnh, tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau khi các thông tin được công khai ở mức độ nhất định, đảm bảo mọi người đều hiểu về quy trình làm việc của đồng nghiệp.
Sự minh bạch được phát huy như thế nào đối với OKR
Đối với những tổ chức nhỏ và vừa, điển hình là các startup thì đạt được minh bạch thì không khó vì cơ cấu của họ thường đơn giản, lượng nhân sự thấp và không hoặc có rất ít những cấp bậc trung gian, đây còn được gọi là mô hình ‘phẳng’. Tuy nhiên, những công ty lớn, thành lập lâu năm thì áp dụng tính minh bạch vào quy trình làm việc thì không hề dễ chút nào. Trong khi nhiều nhà quản lý vẫn sử dụng KPI và chưa nhận ra rằng công cụ này sẽ phân mảnh thông tin nội bộ thì một số khác đã nhanh tay để chuyển qua sử dụng OKR với mục đích tạo ra sự minh bạch trong công việc.
OKR hoạt động dựa trên sự canh chỉnh giữa các mục tiêu và kết quả then chốt của công ty, phòng ban và từng cá nhân vì vậy minh bạch là điều bắt buộc khi áp dụng phương pháp này. Mọi tổ chức cần các mục tiêu và kết quả then chốt được minh bạch, rõ ràng để dễ dàng thiết lập, theo dõi và điều chỉnh quy trình làm việc.
Nhờ vào sự minh bạch của OKR mà nhân viên và các phòng ban biết rõ 100% rằng mục tiêu của mình thực sự là gì vì vậy nhân viên sẽ gắn kết và cam kết hơn với toàn bộ quy trình làm việc. Kết quả là chúng ta sẽ hạn chế được các rủi ro và sai sót trong quá trình làm việc, giúp cho nhân viên tiếp tục nỗ lực để đạt thành công.
Chính vì tính chất đặc trưng này của OKR mà ngày nay càng nhiều công ty, tổ chức tin tưởng sử dụng để phát triển, những cái tên sử dụng OKR có thể kể tới như Google, Oracle, Twitter,… Và ngày nay rất nhiều phần mềm hỗ trợ thiết lập và theo dõi OKR đều đã loại bỏ các rào cản về thông tin, tin tức nội bộ để có được tính minh bạch, rõ ràng cho các tổ chức như Goalify.
