5 NHÂN TỐ QUAN TRỌNG GIÚP TỔ CHỨC SỬ DỤNG OKR THÀNH CÔNG

Phạm Thanh Huyền

OKR là một khái niệm đơn giản và dễ thực hiện. Tuy nhiên đối với những công ty chưa từng áp dụng phương pháp này hoặc với những tổ chức có trên 50 thành viên thì việc sử dụng OKR lại là một khó khăn lớn.

Bài viết dưới đây của Goalify sẽ chỉ ra cho bạn năm nhân tố chính để tổ chức dễ dàng áp dụng OKR vào tổ chức và thành công như các công ty dẫn đầu trên thế giới đang sử dụng phương pháp này.

1. Các quản lý cấp cao nên hỗ trợ hết mình cho OKR

Các rắc rối sẽ luôn bắt đầu xuất hiện khi chúng ta thử áp dụng những kĩ thuật/phương pháp mới vào hệ thống. Điều này phần nào cản trở tiến độ công việc, cũng như hiệu quả của các phương pháp mới như OKR. Tuy nhiên, hàng loạt những vấn đề khúc mắc trong quá trình thử nghiệm sẽ được dễ dàng loại bỏ khi các nhà lãnh đạo đủ tự tin để tin tưởng và lèo lái quá trình thay máu hệ thống thông qua việc khuyến khích hay thay đổi tư duy của nhân viên.

OKR cũng không thể là một thách thức lớn cho các tổ chức có dưới 50 thành viên. Điều này ngược lại với các công ty hoạt động với hệ thống cấp bậc truyền thống (có hàng loạt các trưởng phòng, phó trưởng phòng,…) hay những doanh nghiệp có hơn 50 nhân viên cùng làm việc. Điều nhà lãnh đạo cần làm khi gặp những rắc rối khách quan này là hãy dùng OKR với lối tư duy hợp tác cùng phát triển nơi công sở. Hơn nữa, phương pháp này còn cần các thành viên làm việc với tinh thần cam kết cao nhất, vì thế các nhân sự cao cấp cần phải trở thành những nguồn cảm hứng lớn và là nơi hỗ trợ tuyệt vời nhất cho các thành viên khác của công ty.

quản lý OKR google intel nhân viên

Hình: MDI Management Development.

Vậy những quản lý cấp cao cần làm gì?

  • Hãy liệt kê những lợi ích và ảnh hưởng tích cực của OKR tới tập thể và cá nhân. Những quản lý cấp cao sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý và điều chỉnh kỳ vọng của nhân viên, điều này là tối quan trọng để giúp cho tư duy của nhân viên được canh chỉnh thẳng hàng với các mục tiêu quan trọng của công ty. Đồng thời, nhà quản lý cũng cần thu thập phản hồi về công việc từ nhân viên.
  • Hãy cho nhân viên và các nhà quản lý của bạn biết rằng OKR không chỉ quan trọng đối với nhân viên sales mà còn là một phương pháp cần thiết cho toàn hệ thống. Hãy đưa ra những trường hợp thành công khi áp dụng OKR vào hệ thống làm việc, điển hình là Google, Intel,…
  • Hãy cùng nhau trao đổi và thảo luận về những mục tiêu chính. Những cuộc thảo luận này chính là những hành động giúp cho sự gắn kết nội bộ bền vững hơn. Đây chính là điểm khác biệt giữa OKR và MBO hay KPI khi hai phương pháp tiền bối này chỉ sử dụng cách tiếp cận từ trên xuống chứ không hề cho phép nhân viên đưa ra nhận xét của mình với nhà quản lý.

2. Sự tín nhiệm giúp OKR dễ dàng được triển khai hơn

Như mọi thay đổi khác, khi bắt đầu áp dụng OKR trong tổ chức, nhiều cá nhân sẽ nắm bắt được khái niệm này ngay, nhưng vài người lại khó chấp nhận được sự chuyển biến của hệ thống.

Với những phản ứng tiêu cực, chúng ta cần chắc chắn rằng mỗi nhân viên phải hiểu rõ những OKR tiêu biểu nhất và lợi ích của nó. Những lợi ích chính của OKR đã được Goalify đề cập trong bài viết 5 LỢI ÍCH CỦA VIỆC ỨNG DỤNG OKR CHO DOANH NGHIỆP bạn có thể xem lại tại đây.

Tuy nhiên, nếu nhân viên của bạn vẫn không hưởng lợi từ việc áp dụng OKR thì lí do là ở đâu? Đây chính là kết quả khi tổ chức không có một công cụ hỗ trợ đắc lực cho thành viên để sử dụng OKR hiệu quả nhất. Rất nhiều công ty khởi nghiệp tiết kiệm tiền mua dịch vụ bằng cách sử dụng những bảng tính để áp dụng OKR vào trong đội ngũ làm việc. Bảng tính rất hữu dụng vì hai thứ: đơn giản và rẻ. Nhưng sự đơn giản và tiết kiệm của công cụ này lại không thể giúp bạn có được bức tranh toàn cảnh của hệ thống OKR trong tố chức. Những phần mềm được phát triển dành riêng cho OKR như Goalify lại có thể giúp nhân viên của bạn nhận ra những cống hiến và đóng góp của họ cho tổ chức, những mục tiêu và kết quả then chốt của các thành viên khác và đội ngũ là gì và đồng nghiệp (bao gồm cả các nhà quản lý) đang làm gì trong công ty.

Để nhận được sự đồng ý của các thành viên về OKR, các nhà quản lý, lãnh đạo cần:

  • Luôn luôn lắng nghe phản hồi từ nhân viên, hỗ trợ họ hết mình về OKR.
  • Lên lịch trình áp dụng OKR kĩ càng. Kế hoạch sử dụng OKR nên được phác họa kỹ càng và được minh họa thêm bằng các lợi ích được mang lại khi đội ngũ/cá nhân đạt được mục đích của mình.

3. Luôn có những nhân viên thông thạo OKR trong từng phòng, ban

Bất cứ sự thay đổi nào, dù lớn hay nhỏ đều cần có sự kiểm soát. Hãy để các nhân sự có kinh nghiệm về OKR lãnh đạo các dự án có sự can thiệp của OKR. Các nhân viên này cần hiểu rõ về khái niệm, cách tổ chức, quy trình làm việc thông qua OKR. Tuy nhiên, ở đây bạn không chỉ làm việc với OKR mà còn phải trở thành một nhà quản lý về con người thông qua việc gắn kết nhân viên và đảm bảo họ có năng lượng để giúp tiến trình công việc được xảy ra trôi chảy.

Nhân sự trên cũng cần có kỹ năng quản lý cả tiến trình công việc và điều chỉnh lịch trình một cách phù hợp và linh hoạt nhất, chứ không chỉ là kế hoạch thực hiện các OKR. Họ cần thường xuyên để mắt tới các báo cáo, biểu đồ và tiến độ, chất lượng làm việc của nhân viên
.

OKR là gì tổ chức lợi ích

4. Hãy để mọi người tự lên kế hoạch cho các mục tiêu của mình

Đưa ra những OKR chuẩn nghe có vẻ dễ dàng, những đây thực sự là một trong những thử thách lớn nhất. Với những cá nhân chưa có kinh nghiệm làm việc với khái niệm OKR thì việc viết nên các OKR phù hợp với công việc của cá nhân và được canh chỉnh với các mục tiêu và tầm nhìn của tổ chức không hề dễ chút nào. Nhưng hãy giúp họ bằng cách theo sát và hướng dẫn cách làm việc của OKR cho nhân viên và từng bước giúp họ làm chủ các mục tiêu của mình.

Chậm mà chắc. Đừng hối thúc nhân viên của mình phải giỏi trong việc đưa ra OKR ngay từ ban đầu mà hãy cho họ thời gian để làm quen với quy trình. Sau những bước đầu tiên thì hãy liên tục đưa ra các nhận xét có tính xây dựng nhất mà bạn có thể đưa ra để các kết quả làm việc của họ tốt hơn.

Bạn có thể tìm hiểu những OKR mẫu của Goalify tại đây.

5. Đừng làm phức tạp hóa khái niệm OKR

Hãy luôn nhớ rằng OKR là một phương pháp nổi tiếng nhờ vào sự đơn giản và linh hoạt của nó. Bạn sẽ dễ dàng giải thích về OKR của tổ chức cho nhân sự trong vòng vài phút của cuộc họp đầu quý. Vì vậy, đừng cố gắng làm khái niệm OKR trở thành một thứ triết học cao siêu mà mọi người thường tránh để hiểu. Đơn giản là điều kiện đầu tiên để mọi người tín nhiệm và bắt tay vào thực hiện một sự thay đổi bất kì nào.


Hiện tại Goalify đang có chương trình dùng thử miễn phí 14 ngày, tham gia cùng chúng tôi tại đây.