Giữ cho một công ty khởi nghiệp ổn định sau thời kì thành công thần tốc ở giai đoạn đầu tiên là cả một vấn đề vì ngay cả những nhà lãnh đạo tài giỏi nhất cũng thường lao đao ở giai đoạn này. Ví dụ điển hình có thể kể đến như Steve Jobs với việc bị sa thải bởi chính công ty mà mình sáng lập – Apple và sau bao nỗ lực ông
mới giành lại được vị trí cao nhất vào tháng 7/1997 hay ngay tại Việt Nam là thất bại của Đào Chi Anh với The Kafé sau khi đã thành công và được đầu tư vốn tới 5.5 triệu đô-la.

Và yếu tố cốt lõi để một công ty đạt được trạng thái ổn định là hệ thống làm việc trơn tru, không quá tải, ỳ trệ; các phòng ban trong tổ chức làm việc với nhau nhịp nhàng, mượt mà. Nghe thì dễ, tuy nhiên, giữ cho một doanh nghiệp kinh doanh bền vững với đội ngũ nhân viên và phòng ban phối hợp hoàn hảo không dễ chút nào. Dưới đây là một minh họa cụ thể của Goalify trong việc điều hành tổ chức.

1. Chuyện của Lâm – Chuyện không của riêng ai

Một người bạn của tôi làm nhân viên kinh doanh trong một công ty thuộc ngành công nghiệp thực phẩm và dịch vụ ăn uống lớn của Châu Á, hãy tạm gọi anh là Lâm, trong cuộc đi chơi gần đây nhất, cà phê còn chưa được nhân viên mang ra thì anh đã liền một mạch than thở về công việc hiện tại của mình.

Vấn đề đầu tiên là có những lúc có quá nhiều việc để làm, nhưng tại một vài thời điểm thì anh lại được ngồi chơi cả ngày. Tiếp đó là việc hệ thống tổ chức của công ty anh còn làm và xử lý công việc theo một vòng rất luẩn quẩn – mỗi chữ kí cần tới 2 đến 3 ngày để xin, và với mỗi tài liệu cần 3 tới 4 chữ ký như vậy thì phải đợi tới gần nửa tháng để process tiếp. Và nhiều khi, quy trình làm việc của các phòng ban không được đồng bộ với nhau, từ đó gây ra mâu thuẫn giữa các bên, và anh chàng Lâm nói trên là người đứng giữa kiêm kẻ chịu trận.

Nhưng đừng nghĩ chỉ anh nhân viên trên là người thiệt hại nhiều nhất trong tình huống trên, chính công ty và các nhà lãnh đạo là những bên lãnh đủ hậu quả:

• Tổn thất về mặt thời gian cho toàn hệ thống;

• Tạo ra những áp lực về mặt tinh thần cũng như thể chất cho nhân viên, từ đó hiệu suất công việc bị thụt lùi;

• Xung đột tiêu cực không có tính xây dựng giữa những phòng ban và cá nhân gây nên sự thiếu gắn kết, thiếu công bằng và có khi dẫn tới việc người nhân viên quyết định rời khỏi tổ chức.

Vậy lí do nằm ở đâu?

2. Nguyên nhân chính

Rất nhiều doanh nghiệp, không kể lớn hay nhỏ vẫn còn áp dụng những phương pháp quản trị rườm rà và thiếu minh bạch như công ty được đề cập ở trên. Hậu quả là dù sản phẩm và dịch vụ của họ vẫn tạo ra lợi nhuận nhưng các hoạt động bên trong tổ chức đang bắt đầu có những dấu hiệu khựng lại, doanh thu và lợi tức bắt đầu giảm do chi phí điều hành hoạt động tăng cao, nếu không được khắc phục ngay thì nguy cơ phá sản là rất lớn. Dưới đây là một số nguyên nhân của việc hệ thống tổ chức hoạt động không hiệu quả:

a. Việc trao đổi thông tin, tương tác và giao tiếp bị giới hạn

“Giao tiếp chính là công việc thực sự của người lãnh đạo” - Nitin Nohria

Nếu nhà quản trị không hoàn thành tốt nhiệm vụ lãnh đạo của mình thông qua giao tiếp thì thứ nhất, thông tin bị tắc nghẽn sẽ làm lưu lượng công việc không được phân phối tốt: lúc thì quá nhiều việc để hoàn thành, lúc thì nhân viên lại ngồi không. Thứ hai, các thông tin, thông báo không được giao tiếp trong tổ chức nên mô hình của họ khó có thể hoạt động một cách linh hoạt (agile) được trong khi, mô hình hoạt động linh hoạt chính là mục tiêu mà các tổ chức đang cố gắng đạt được để phát triển tổ chức của mình nắm bắt kịp các xu hướng kinh tế, trở nên lớn mạnh và ổn định hơn. Không những giao tiếp kém hiệu quả tác động xấu tới nội bộ, mà khách hàng cũng có thể lợi dụng điểm yếu này để ép giá,ra điều kiện,… với doanh nghiệp khi các tin tức về tiến trình làm việc không được nắm bắt triệt để.

Một tác dụng phụ do quá trình giao tiếp và tương tác thông tin kém giữa các phòng ban, cá nhân còn là sự gắn kết giữa các nhân viên bị lỏng lẻo bởi các thông tin sai lệch, tin đồn, tỉ lệ nhân viên nghỉ việc cũng có thể gia tăng theo, gây ảnh hưởng tới ngân sách của doanh nghiệp.

b. Thiếu đi những chiến lược quản trị đúng đắn

Không phải ai cũng có thể đưa ra những chiến lược quản trị tổ chức tốt và phù hợp với doanh nghiệp của mình, nhưng điều này là không thể thiếu đối với những công ty có mong muốn phát triển một cách ổn định. Không thể đưa ra những tầm nhìn dài hạn cho tổ chức hay lên các kế hoạch chiến dịch kinh doanh, marketing, sales,… thì:

• Kiếm soát nguồn lực là điều không dễ dàng đối với nhà quản lý. Bạn sẽ không có một kế hoạch thứ hai khi nguồn lực (tư bản, nhân sự,…) bị thiếu hụt hoặc chậm trễ.

• Tiến trình công việc có thể bị trùng lặp giữa các bộ phận.

• Kết quả công việc không được tối ưu (đây chính là nỗi đau lớn nhất của các công ty khi sản phẩm và dịch vụ tâm huyết mình làm ra không hay mang lại rất ít doanh thu về cho tổ chức).

• Văn hóa công sở không được phát triển đúng mực khi một doanh nghiệp không xác định được tầm nhìn, sứ mệnh và các giá trị cốt lõi của mình thông qua việc định ra các chiến lược quản trị.

Các chiến lược quản trị còn thúc đẩy sự minh bạch và đồng bộ quy trình của các phòng ban trong công ty, đẩy lùi mâu thuẫn nội bộ.

c. Không có những mục tiêu chung của toàn hệ thống

Những mục tiêu và kết quả then chốt giúp doanh nghiệp dễ dàng canh chỉnh nhiệm vụ của các phòng ban, cá nhân. Các đội ngũ có thể dễ dàng biết được việc của họ cần hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định là gì, cần lên kế hoạch cho chiến dịch công việc kế tiếp như thế nào hay xử lý các vấn đề xấu xảy ra trong quá trình làm việc ra sao.

Hơn nữa, những đơn vị thiếu đi mục tiêu chung thường hoạt động riêng lẻ, khiến tiến trình công việc bị rời rạc cho dù họ ở chung một tổ chức. Đây chính là lí do khiến một văn bản có thể cần tới nửa tháng để các bên phê duyệt và tiến hành thực thi.

Ngoài những lí do trên thì việc đưa ra mục tiêu còn giúp nhân viên có thể tập trung hơn vào công việc của họ, không bị phân tâm bởi các công việc khác nhờ vào một lịch trình được định sẵn để hoàn thành mục tiêu và đạt được các kết quả cốt lõi.

3. Cách khắc phục

Dựa vào số liệu và các báo cáo hàng kì mà bạn có thể đánh giá được tình hình tổ chức của mình.

Nếu như tình hình đang ngày càng đi xuống thì ngay lập tức, hay thay đổi các tổ chức hệ thống doanh nghiệp với những phương thức mới như quản trị mục tiêu thông qua quản trị thời gian (OKR, MOB, KPI,…) đang được các công ty dẫn đầu thế giới đang sử dụng như Google, Intel, LinedIn,… Nhưng trong quá trình thay đổi hệ thống thì những bước đệm bạn cần đưa ra để phần nào khắc phục hậu quả do việc tổ chức hệ thống sai lầm trước:

• Xây dựng những phương thức giao tiếp hiệu quả, dễ sử dụng và gây hứng thú: mang tính tương tác, có thể trao đổi và phản hồi 2 chiều giữa nhân viên và cấp trên. Thông tin sẽ dễ dàng được chuyển đến từng ngóc ngách của công ty, mọi người biết mọi thứ. Các công cụ phổ biến và hiệu quả giúp quá trình giao tiếp dễ dàng hơn có thể kể đến như: Slack, Goalify, Skype,…

• Đưa ra những mục tiêu chung cho cả hệ thống dựa vào các giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh cũng như xu hướng kinh doanh tương lai là bước tiếp theo. Điều này không thể hoàn thành nếu bạn chỉ sử dụng các công cụ hỗ trợ lên kế hoạch mà chính nguồn nhân lực là lực lượng quyết định mình cần làm gì.

• Sau khi đã hoàn thành hai bước đầu thì tiếp theo sẽ là lên các chiến lược, kế hoạch chi tiết, đưa ra các quy trình đã được đồng bộ giữa các phòng ban, duy trì khối lượng công việc phù hợp với toàn bộ nhân viên. Bạn có thể dùng các công cụ đơn giản để lên kế hoạch cho tổ chức như bộ công cụ G-Suit của Google, hoặc tự phát triển những phần mềm nội bộ để đưa ra mục tiêu, phân phối và theo dõi mức độ thành công của chúng, hoặc đơn giản hơn là sử dụng các sản phẩm của những bên thứ ba như Goalify (mà bạn có thể sử dụng miễn phí trong 14 ngày tại đây).

Tóm lại, đừng như công ty của Lâm! Một doanh nghiệp có ổn định hay không đó đều do nội bộ công ty bền vững với những nhà lãnh đạo có tầm nhìn và định hướng đúng đắn, biết rõ việc mình làm là gì. Tuy nhiên việc xây dựng bộ máy vững mạnh không chỉ phụ thuộc vào các nhà quản trị, mà đó còn dựa vào nguồn nhân lực cũng như các công cụ nhằm loại bỏ sự phức tạp của hệ thống giúp các quy trình làm việc có một mục đích rõ ràng, dễ kết nối và giao tiếp hơn.